3분 완성! "구글 폼 --> 계약서 PDF --> 사인 요청 메일" 자동화

클릭 0 번으로 계약서가 첨부된 메일이 알아서 발송되는 마법

손이 세 번 가던 계약서, 버튼 한 번으로 끝내기

① 구글폼으로 이름·주소 받기 → ② 구글 문서에 복사 → ③ PDF 저장 → ④ 메일 첨부… 매번 반복하다 보니 ‘서류 장인’이 돼 버렸죠. 오늘은 Apps Script 12줄로 3 분 만에 이 과정을 완전 자동화한 방법을 보여 드립니다. (*스크립트 복붙 + ID 두 줄만 교체하면 끝*)

1. 준비물 3가지 (만들기 5 분)

1. Google Form – “계약자 이름 · 이메일 · 주소” 세 질문
2. Google Docs 템플릿
   문서 → {{Name}}, {{Address}} 처럼 중괄호 변수 넣기
3. 스프레드시트 – 폼 응답 연결 (자동 생성)

2. 초간단 Apps Script (복붙 1 분)

function onFormSubmit(e) {
  const row = e.namedValues;
  const name = row['계약자 이름'][0];
  const address = row['주소'][0];
  const email = row['이메일'][0];

  // 1️⃣ 문서 복사 → 변수 치환
  const templateId = 'DOC_TEMPLATE_ID';          // ← 교체
  const copy = DriveApp.getFileById(templateId)
               .makeCopy(`계약서_${name}`, DriveApp.getFolderById('PDF_FOLDER_ID'));  // ← 교체
  const doc = DocumentApp.openById(copy.getId());
  doc.getBody().replaceText('{{Name}}', name)
               .replaceText('{{Address}}', address);
  doc.saveAndClose();

  // 2️⃣ PDF 변환
  const pdf = copy.getAs(MimeType.PDF);

  // 3️⃣ 메일 발송
  GmailApp.sendEmail(email,
      `[계약서] ${name}님 서명 요청`,
      '본문: 첨부 PDF에 전자 서명해 회신 부탁드립니다.',
      {attachments:[pdf]});
}

• 스크립트 편집기 = 스프레드시트 ▸ 확장 프로그램 ▸ Apps Script
• 상단 ▼ 실행 함수 = onFormSubmit → 왼쪽 시계 ⏰ 아이콘 → Install trigger ▸   “From spreadsheet – On form submit” 체크

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3. 실제 동작 캡처

 

• 폼 제출 → 2~3초 뒤 메일 자동 발송 🎉
• PDF 파일명: 계약서_홍길동.pdf

4. 전자 서명까지 원클릭? (선택)

PDF에 전자 서명을 받으려면 Google Drive ▸ “Lumin PDF” 같은 무료 애드온 또는 Gmail ▸ “DocuSign for Gmail” 애드온을 사용하면, 받는 사람이 브라우저에서 바로 사인하고 다시 전송할 수 있습니다.

 

 “복붙 자동화, 3 분이면 충분”

이제 계약서 작업은 폼 링크만 보내면 끝!

다음 편에는 “완료된 PDF를 지정 폴더로 자동 정리하고, 월별 계약 현황 시트를 업데이트” 하는 방법을 이어서 다뤄 보겠습니다.

결론 – “복붙 자동화, 3 분이면 충분!”

마우스 클릭 12번, 코드 복사 1회만으로 계약서 작성·PDF 변환·메일 발송이라는 귀찮은 반복 작업이 완전히 사라졌습니다. 한 사람이 하루 5건만 처리해도 연간 60시간을 절약하는 셈이죠.

이번 실습에서 가장 중요한 포인트는 단 하나—“폼 → 시트 → 스크립트”라는 구글 생태계 안쪽 흐름을 만들었다는 겁니다. 동일한 구조만 기억해 두면 ▼

• 🔄 연차 신청 → 휴가 달력 자동 등록
• 📈 강의 설문 → 만족도 그래프 자동 이메일 발송
• 💳 거래명세 입력 → 영수증 PDF + 매출 시트 업데이트

이처럼 “데이터 입력 → 문서 생성 → 통보” 패턴은 거의 모든 관리 업무에 응용할 수 있습니다. 다음 편에서는 ① 완료된 PDF를 계약서 폴더 안에서 자동 날짜별 하위 폴더로 이동하고, ② 월별 계약 현황을 시트에 누적 집계하는 방법까지 단계별로 이어서 보여 드릴 예정이에요.

 “사람이 손으로 복붙하는 일”이 한 줄씩 줄어드는 즐거움을 함께 경험해 보길 바랍니다 😊

 

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